論企業(yè)秘書工作

論企業(yè)秘書工作

內(nèi)容摘要：本文圍繞企業(yè)秘書工作的中心，探討了在我國加入WTO后，對(duì)秘書工作提出了的更高要求。企業(yè)秘書工作者要樹立學(xué)習(xí)、效率、奉獻(xiàn)、嚴(yán)謹(jǐn)、創(chuàng)新、超前、形象、全局、守紀(jì)、保密意識(shí)，同時(shí)還必須具備并提高政治素質(zhì)、文字功底、技術(shù)素質(zhì)、身體素質(zhì)和精明的辦事能力。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè)  秘書工作  意識(shí)  素質(zhì)  能力

　　我國加入WTO后，新的形勢(shì)要求企業(yè)經(jīng)營管理工作必須制度化、規(guī)范化、法制化，客觀上對(duì)企業(yè)秘書工作提出了更高的要求。要做好新形勢(shì)下的企業(yè)秘書工作，就必須緊跟時(shí)代步伐，緊緊圍繞一個(gè)中心，樹立十種意識(shí)，提高四種素質(zhì)，不斷完善自己，掌握科學(xué)的方法，付出艱辛的勞動(dòng)，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，高效率、快節(jié)奏地圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。

　　一、以領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)為中心

　　企業(yè)的秘書工作是為滿足領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的需要而產(chǎn)生和展開的，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)為主，秘書工作為輔，就決定著企業(yè)秘書工作始終要以領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)為中心，否則，不是越位就是不到位。企業(yè)秘書就應(yīng)該圍繞這個(gè)中心安排自己的工作和生活，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示做到招之即來，來之能戰(zhàn)，戰(zhàn)之能勝。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作一旦接受，即排除一切干擾，全身心地投入，高質(zhì)量地完成任務(wù)，力求達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)滿意。

　　二、牢固樹立十種意識(shí)

　　1、學(xué)習(xí)意識(shí)。知識(shí)就是力量，企業(yè)秘書的成功更離不開知識(shí)的積累，而知識(shí)的積累主要靠學(xué)習(xí)。作為一個(gè)合格的企業(yè)秘書，就應(yīng)該象擴(kuò)大電腦內(nèi)存一樣儲(chǔ)存并不斷更新自己的知識(shí)。首先是加強(qiáng)有關(guān)的國家法律、法規(guī)學(xué)習(xí)，特別是與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)，更要熟悉掌握，例如《公司法》、《產(chǎn)品質(zhì)量法》、《合同法》等，還必須掌握與本行業(yè)密切相關(guān)的法律法規(guī)，如《石油天然氣管道保護(hù)條例》等。二是要學(xué)習(xí)生產(chǎn)方面的知識(shí)，了解生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備和裝置的性能，了解生產(chǎn)工藝流程。三是向書本學(xué)習(xí)，博覽群書，鍥而不舍，從書本中吸取智慧和知識(shí)。四是向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，充分利用深入基層的時(shí)間，參加生產(chǎn)勞動(dòng)，鍛煉自己，增長知識(shí)。五是向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)同志的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)和工作能力。六是向群眾和同事學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們的好經(jīng)驗(yàn)、好作法、好思想、好作風(fēng)。企業(yè)秘書人員要學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，養(yǎng)成學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，不斷完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面。

　　2、效率意識(shí)。樹立強(qiáng)烈的時(shí)效觀念，培養(yǎng)雷厲風(fēng)行的辦事作風(fēng)，是企業(yè)秘書工作的基本要求，也是企業(yè)發(fā)展形勢(shì)的需要。秘書人員辦理任何事情，都要思維敏捷、雷厲風(fēng)行，加快工作節(jié)奏，按照工作程序辦文、辦會(huì)、辦事，特別要注重時(shí)效。不能出現(xiàn)拖拖踏踏、慢慢騰騰的現(xiàn)象，要搶時(shí)間、趕速度，爭取最快的速度和最好的質(zhì)量辦好每一件事。

　　3、奉獻(xiàn)意識(shí)。企業(yè)秘書工作是一項(xiàng)時(shí)效性強(qiáng)、任務(wù)繁重、生活清苦、默默無聞的工作，而且崗位重要，工作要求高，責(zé)任重大。這就要求秘書人員必須要有甘于清貧、樂于奉獻(xiàn)、埋頭苦干、任勞任怨的精神，必須發(fā)揚(yáng)“俯首甘為孺子牛”和甘當(dāng)“無名英雄”的精神，絕不能為權(quán)力、名利所動(dòng)，殫精竭慮地做好本職工作。

　　4、嚴(yán)謹(jǐn)意識(shí)。秘書工作無小事，秘書人員必須時(shí)時(shí)、刻刻、事事、處處堅(jiān)持認(rèn)真、認(rèn)真、再認(rèn)真，細(xì)致、細(xì)致、再細(xì)致的原則，面對(duì)千頭萬緒的工作，要分清輕重緩急，理清思路，不漏辦、不誤辦、不錯(cuò)辦，高質(zhì)量地處理和起草每份文件，高效率地辦好每件事情，做到事事有回音，件件有著落。切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責(zé)。

　　5、創(chuàng)新意識(shí)。企業(yè)秘書要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，努力適應(yīng)加入WTO后給企業(yè)帶來的新形勢(shì)，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，研究新情況，考慮新問題；要多動(dòng)腦筋，多想辦法，為領(lǐng)導(dǎo)出點(diǎn)子，出好點(diǎn)子，出新點(diǎn)子；要多請(qǐng)示，勤匯報(bào)，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難；要開拓進(jìn)取，大膽創(chuàng)新，力誡墨守成規(guī)、大出風(fēng)頭。

　　6、超前意識(shí)。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。要做好企業(yè)秘書工作，就必須增強(qiáng)超前意識(shí)和主動(dòng)意識(shí)；既要雪中送炭，更要“雨前送傘”，做到未雨綢繆。要超前接受新知識(shí)、新觀點(diǎn)，學(xué)會(huì)創(chuàng)造性地開展工作，力爭考慮問題快半拍；要注意收集資料，掌握動(dòng)態(tài)，篩選出有價(jià)值的材料及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)。

　　7、形象意識(shí)。秘書部門素有機(jī)關(guān)“窗口”之稱，因此秘書人員的形象不僅是秘書個(gè)人學(xué)識(shí)、才能、品格等的體現(xiàn)，更體現(xiàn)了所服務(wù)的機(jī)關(guān)和單位的形象。秘書人員如果衣冠不整、油頭粉面，或者格調(diào)低下，就會(huì)嚴(yán)重?fù)p害機(jī)關(guān)形象。特別是生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)的秘書，經(jīng)常與基層單位、外銷客戶打交道，更代表機(jī)關(guān)和企業(yè)的形象，更要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹形象，潔身端行，勤政為公。

　　8、全局意識(shí)。企業(yè)秘書工作無論大小事，事事關(guān)系全局，無論是參與行政管理，搞好服務(wù)，還是提供后勤保障，都必須心系全局，善于從企業(yè)工作的大局考慮問題、處理事情，集中精力幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)解決重點(diǎn)和難點(diǎn)問題，自覺地服從服務(wù)于企業(yè)工作的大局。

　　9、守紀(jì)意識(shí)。秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，處于一種特殊位置，要切實(shí)自覺抵制社會(huì)上存在的拜金主義、享樂主義、極端個(gè)人主義思想的侵蝕，正確對(duì)待個(gè)人利益，嚴(yán)格要求自己，不以領(lǐng)導(dǎo)名義辦個(gè)人私事，不打領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)托人情、拉關(guān)系，努力做到自重、自省、自警、自勵(lì)。

　　10、保密意識(shí)。保守秘密是秘書工作的重要職業(yè)道德規(guī)范。秘書在信息傳遞過程中，牢固樹立保密觀念，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密法律、法規(guī)和制度，切莫以得知“內(nèi)情”而炫耀，更不可以“秘密”討好于人，做到不該看的絕對(duì)不看，不該聽的絕對(duì)不聽，不該說的絕對(duì)不說，不該問的絕對(duì)不問，自覺養(yǎng)成保密的好習(xí)慣。

　　三、企業(yè)秘書必須具備并不斷提高四種素質(zhì)

　　1、過硬的政治素質(zhì)。秘書工作是一項(xiàng)政治性、政策性都很強(qiáng)的工作。秘書工作的性質(zhì)、作用決定了秘書人員必須具備具有較高政治理論和政策水平，有較高的思想覺悟。在大是大非面前保持清醒的頭腦，運(yùn)用科學(xué)、正確的方法處理日常事務(wù)，不在工作中犯原則性、政策性錯(cuò)誤。因此秘書人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，特別要學(xué)好江澤民同志關(guān)于“三個(gè)代表”的重要思想，學(xué)習(xí)黨和國家的路線、方針和政策，多了解國際風(fēng)云，不斷接受新信息，更新觀念，用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)去觀察和分析問題，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，發(fā)揮好參謀和助手作用。

　　2、扎實(shí)的文字功底。有一定的文字功底是對(duì)秘書人員的最基本要求，撰寫材料是秘書的基本職責(zé)。寫作本不是一件易事，寫好就更不易。一篇脈絡(luò)清晰、用語簡潔的作品，使人看后一目了然，但沒有一定的功底不可能一蹴而就。公文寫作作為一種特殊文體，無論從格式還是遣詞用語，都有一定的規(guī)定，不像詩歌、小說、散文那樣可隨心所欲自由創(chuàng)作。寫作的功夫需要長期的生活實(shí)踐，深厚的文化積累，系統(tǒng)的寫作技能，關(guān)鍵是要做到“三心”：一是留心寫作。要?jiǎng)?wù)一行勤一行，注意各種結(jié)構(gòu)和格式的作品，要細(xì)讀、細(xì)品、細(xì)鉆、細(xì)研，取人之長，為我所用。二是潛心寫作。秘書人員要有長期寫材料的準(zhǔn)備和習(xí)慣，自加寫作壓力，隨時(shí)做好接受任務(wù)、寫作材料的準(zhǔn)備和習(xí)慣。三是用心寫作。寫作材料要專心專意，一絲不茍，精心寫作，清楚自己寫作時(shí)所代表的身份后，那種在思想高度集中下對(duì)事務(wù)方方面面的深思熟慮，具體到某個(gè)環(huán)節(jié)時(shí)所迸發(fā)的獨(dú)到見解，及對(duì)某些事務(wù)防患于未然的預(yù)見性想象，就如一位運(yùn)籌于帷幄之中而決勝于千里之外的指揮官。切忌敷衍塞責(zé)、應(yīng)付差事。

　　3、過硬的技術(shù)素質(zhì)。隨著現(xiàn)代化辦公機(jī)具的普及，企業(yè)秘書肯定不能再滿足于傳統(tǒng)的工作方式和素質(zhì)，試想一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)秘書如果不會(huì)電腦、操作、不會(huì)復(fù)印、傳真、不會(huì)接發(fā)電子郵件、不會(huì)查閱網(wǎng)上信息，如何能干好本職工作。現(xiàn)代企業(yè)秘書必須主動(dòng)去適應(yīng)、掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，提高實(shí)際應(yīng)用水平，做一名立場(chǎng)堅(jiān)定、作風(fēng)優(yōu)良、技術(shù)過硬的新時(shí)代企業(yè)秘書工作者。

　　4、健康的身體素質(zhì)。常言道：“身體是革命的本錢”。沒有好的身體，如何更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。作為企業(yè)秘書要有能承擔(dān)繁重的任務(wù)、不分晝夜和節(jié)假日去完成的身體，因?yàn)樯硇慕?jīng)常處于高度緊張狀態(tài)，稍不注意，身體可能就會(huì)被累垮。所以企業(yè)秘書工作者，必須加強(qiáng)體育鍛煉，始終保持樂觀向上的精神狀態(tài)。

　　四、具有精明的辦事能力

　　1、理解和領(lǐng)會(huì)能力。日常工作中秘書一方面要接受領(lǐng)導(dǎo)的指示，另一方面也要同具體的工作對(duì)象打交道。要達(dá)到預(yù)期的目的，就必須準(zhǔn)確、快速地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交待的意圖，同時(shí)也要準(zhǔn)確無誤地聽懂、摸清辦事對(duì)象的想法。

　　2、分析和駕馭能力。企業(yè)秘書常常面對(duì)千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，需要把事務(wù)迅速歸納、梳理出頭緒，分清輕重緩急、難易遠(yuǎn)近，駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當(dāng)，有條不紊。

　　3、應(yīng)變能力。企業(yè)秘書面臨的各種事務(wù)常常瞬息萬變，不斷發(fā)展。有些辦事的計(jì)劃、預(yù)案和想象，會(huì)出現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)情況不大相符，甚至把預(yù)案方案完全打亂。需要秘書臨機(jī)不亂，沉著鎮(zhèn)定，原則不變、迅速抉擇，靈活處置，達(dá)到預(yù)期目的。

　　4、交際能力。交際能力是處理好人際關(guān)系的重要因素。企業(yè)秘書要克服困難，處理好上下左右各方面的人際關(guān)系，必須善于交際，使人容易接近，容易被信賴，這樣辦事效率就高，速度就快，反之則不然。同時(shí)，交際能力也反映出一個(gè)人的思想性格修養(yǎng)。

　　5、語言能力。說話能力與辦事的成功率有直接的關(guān)系。上傳下達(dá)、接待來客、洽談工作都離不開說話，會(huì)說話是辦事成功的一個(gè)基本條件，也是處理好各種關(guān)系的一個(gè)基本條件。會(huì)說話的標(biāo)準(zhǔn)大致是口齒清楚、禮貌溫和、達(dá)意準(zhǔn)確、繁簡得當(dāng)、態(tài)度誠懇。同時(shí)還要注意說話的藝術(shù)：感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌、機(jī)警、幽默等等。通過說話把事情辦得利利落落。

　　我國加入WTO之后，給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新的形勢(shì)和任務(wù)給新時(shí)代的企業(yè)秘書工作者提出了更高的要求，秘書工作者必須具有超前意識(shí)，迎難而上，勤奮進(jìn)取，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，樹立強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，從我做起，從現(xiàn)在做起，從小事做起，在工作中不斷提高自身素質(zhì)，完善自我，做一名合格的企業(yè)秘書。

                                                       青磁窯煤礦  王瑞平

                                                              2012年6月4日